Hvordan vi er organisert

Lofoten IKT er forankret i et styringssystem som sikrer både tydelig ledelse og godt samarbeid:

Styret

Styret i Lofoten IKT består av kommunedirektørene i deltakerkommunene.  Styret har det overordnede ansvaret for all strategisk digitalisering i samarbeidet. Det fatter beslutninger knyttet til prioriteringer, fremdrift og felles investeringer, og sikrer forankring og oppfølging i hver enkelt kommune.

Lofoten IKT som fagmiljø

Den operative enheten Lofoten IKT har ansvar for drift, koordinering og gjennomføring av tiltak.
Vi fungerer som bindeledd mellom strategi og praksis, og samarbeider tett med kommunenes fagmiljøer for å skape verdi gjennom digital utvikling.

Felles strategi for Lofoten

For å møte framtidens krav og muligheter har vi utviklet en felles digitaliseringsstrategi for perioden 2024–2029. Strategien er vårt felles veikart for digital transformasjon og legger føringer for hvordan kommunene skal samarbeide om teknologi, innovasjon og effektivisering.
Strategien skal sikre at vi:

• Bruker ressurser smartere
• Utvikler løsninger som virker på tvers
• Har god styring og kontroll
• Skaper en bærekraftig og moderne offentlig sektor i Lofoten

Lofoten IKT koordinerer og følger opp strategien i praksis – men arbeidet krever felles innsats og lokal forankring i hver kommune.

Fire innsatsområder – felles retning

Strategien bygger på fire innsatsområder som gir retning til arbeidet vårt og beskriver hva vi skal oppnå sammen:

• Innbygger i sentrum – Vi utvikler løsninger med brukeren i fokus, og legger vekt på tilgjengelige, inkluderende og brukervennlige digitale tjenester. Tjenestene skal være sammenhengende og helhetlige, slik at innbyggerne opplever én offentlig sektor – ikke mange. Vi skal unngå at brukerne blir sendt mellom ulike tjenester og nivåer uten koordinering. Digitale løsninger skal være førstevalg, og bidra til at innbyggerne får løst sine oppgaver på en enkel, effektiv og sømløs måte.
• Harmonisering og samhandling på tvers – Vi standardiserer og samordner systemer, prosesser og arbeidsformer for å sikre felles løsninger som fungerer på tvers av kommunene. Dette gjør det enklere å samarbeide, dele kompetanse og utvikle tjenester sammen. For å få fullt utbytte av felles systemer, legger vi også vekt på kompetanseheving, tydelige rutiner for bruk, og god support og opplæring i hele organisasjonen.
• Virksomhetsarkitektur – Vi bygger en helhetlig, oversiktlig og fremtidsrettet systemstruktur som støtter både effektiv drift og strategisk utvikling. Gjennom virksomhetsarkitektur kobler vi teknologi, prosesser og organisasjon sammen, og legger grunnlaget for bedre styring, dataflyt og gevinstrealisering på tvers av kommunene.
• Bærekraft – Vi utvikler digitale løsninger og infrastruktur som støtter en bærekraftig utvikling – teknologisk, økonomisk, organisatorisk og miljømessig. Vi bygger opp under en datadrevet kommune, der tjenester og beslutninger baseres på innsikt fra data. Kunstig intelligens er et viktig verktøy i dette arbeidet, og vi ser på hvordan KI kan tas i bruk på en ansvarlig måte for å forbedre tjenester og øke effektiviteten. Vi tar høyde for teknologisk utvikling, god digital samhandling, trygg og effektiv datalagring, og en gradvis overgang til skybaserte systemer. Alt vi utvikler skal ha langsiktig verdi og være robust nok til å møte fremtidens behov.

Vårt ansvar og vår rolle

Lofoten IKT har ansvar for å styre den digitale utviklingen i deltakerkommunene gjennom ett felles fagmiljø og én felles retning.
Vi koordinerer digitaliseringsarbeidet – fra idé til realisering og drift – og sørger for at alle prosjekter gjennomføres på en enhetlig, trygg og fremtidsrettet måte.
Vi er både pådriver, rådgiver og forvalter for samarbeidskommunene.

I tråd med digitaliseringsstrategien skal alle digitaliseringsinitiativ og -prosjekter behandles og besluttes av styret i Lofoten IKT.
Det gjelder også tiltak som starter i én kommune – for eksempel ønsket innføring av et nytt fagsystem. Målet er å vurdere slike initiativ som mulige fellesprosjekter for hele Lofoten, og unngå at kommunene går i ulike retninger.

Tidligere har utviklingen ofte vært silobasert, der løsninger ble innført uten samordning. Dette har ført til en fragmentert og kompleks systemarkitektur.
Med felles strategi og styringsmodell har Lofoten IKT fått ansvar for å samordne digitaliseringsarbeidet. Gjennom porteføljestyring og styrets beslutningsmyndighet legges det nå til rette for en helhetlig og effektiv utvikling.

Alle digitaliseringsprosjekter og tiltak skal meldes inn til Lofoten IKT og behandles i styret..
Dette sikrer at løsningene er strategisk riktige, bygger opp under felles mål og fungerer på tvers av kommunegrensene.

For at styret skal kunne ta gode og felles forankrede beslutninger, har Lofoten IKT ansvar for å utarbeide beslutningsunderlag for alle digitaliseringsinitiativ.
Underlagene utarbeides i samarbeid med fagmiljøene i kommunene og baseres på et solid, tverrfaglig grunnlag – slik at behov, muligheter, konsekvenser og kostnader blir godt belyst før styret tar stilling.

Lofoten IKT har dermed ansvar for:

• Gjennomføring av digitaliseringsprosjekter – både felles og lokalt initierte
• Teknisk drift og IKT-infrastruktur
• Informasjonssikkerhet og personvern
• Rådgivning og støtte til digital transformasjon
• Innovasjon og utvikling av nye digitale løsninger og tjenester
• Forvaltning og videreutvikling av eksisterende løsninger
• Koordinering og prioritering av digitaliseringsarbeidet i hele regionen
• Porteføljestyring og felles systemarkitektur
• Å sikre at digitaliseringen skjer i tråd med strategiens innsatsområder – med fokus på:
  • Innbygger i sentrum
  • Harmonisering og samhandling på tvers
  • Virksomhetsarkitektur
  • Bærekraft

Vi samarbeider tett med kommunenes fagmiljøer og ledelse, og sørger for at alle digitale tiltak er i tråd med felles strategi, behov og kapasitet.
Dette gir kontroll, sammenheng og fart i digitaliseringsarbeidet – til beste for hele Lofoten.

Hvorfor vi samarbeider

Ved å stå sammen, styrker vi hver enkelt kommune – og Lofoten som helhet.
Digitalisering krever kompetanse, kapasitet, samordning og styringskraft – det får vi best til i fellesskap.

Felles retning og felles løsninger gir:

• Bedre og mer tilgjengelige tjenester for innbyggere og ansatte
• Økt sikkerhet, kvalitet og robusthet i digitale systemer
• Mer effektiv og bærekraftig bruk av ressurser
• Større handlingsrom for innovasjon, utvikling og læring
• Et tydeligere styrings- og beslutningsgrunnlag for kommunene

Gjennom samarbeidet møter vi framtidens krav og utfordringer med ett samlet løft – der alle tiltak er strategisk forankret og utvikles i fellesskap.

Sammen bygger vi et digitalt bærekraftig og framtidsrettet Lofoten.